Exercicio Documentación Informativa

Exercicio Documentación informativa                                                                

                                                                   Maika Aguado

Título

INTRODUCCIÓN Á DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA

Resumo

Efectuaremos unha análise e un percorrido polas características do proceso de documentación aplicada ao ámbito dos medios de comunicación.

Palabras clave

A gran expansion do servicio web en Internet, fai que o difícil non sexa tanto atopar información senón ser selectivo ao buscala. Por iso cada vez resulta máis importante acadar información sobre “como” se busca a información.

Podemos clasificar as distintas ferramentas de busca de páxinas web en función de diferentes criterios. En función de como se almacena a información no buscador e como se presentan os resultados ó usuario, podemos diferenciar entre motores de busca e catálogos. Utilizaremos os motores de busca mediante o método por palabra clave. O seu principio é simple: O usuario introduce no formulario do buscador unha ou máis palabras clave e o motor busca as ocorrencias destas palabras nas páxinas fonte almacenadas. A continuación establécese así unha clasificación das páxinas máis relevantes sobre o tema buscado e se presenta finalmente unha lista de enlaces cara a ditas páxinas. Existe un gran número de buscadores por palabras clave, o máis coñecido se cadra sexa Altavista  (www.altavista.com)

Introdución

A documentación informativa ten por obxecto a transmisión das fontes para a obtención de coñecemento na investigación da comunicación social e no traballo dentro da empresa informativa. Gabriel Galdón define a Documentación Xornalística como o método informativo que ten por obxecto a valoración, selección, clasificación e arquivo para o seu posterior uso de textos e referencias sobre ideas, feitos, xuízos e opinións coa fin de  elaborar a información xornalística.

Concepto

Cando falamos dun documento entendemos que é algo onde expresamos ideas, feitos, opinións, xuízos nun determinado soporte (papel, multimedia, etc.) a idea do documento é primitiva, por iso é tan importante a documentación (acumulación de documentos ao longo da historia) hoxe en día vivimos recibindo moita información que ven tras unha tradición acumulativa; nada parte da nada, parte do que outros teñen traballado.

Principios

Principios da documentación no traballo informativo:

PRINCIPIOS TELEOLÓXICOS: Marcados polos obxectivos fundamentais da información xornalística (a verdade informativa e a súa intelección por parte do destinatario)

-         Principio verificativo: E a causa orixinaria fundamental da actividade documental xornalística, pola que esta se orienta cara a consecución da verdade informativa.

-         Principio explicativo: Causa final específica da actividade documental xornalística. Axuda á intelección da verdade informativa mediante a valoración e potenciación da comunicabilidade e o carácter aclaratorio dos textos e referencias cuxa veracidade se ten comprobado e completado.

-         Principio editorial: constitúe unha perspectiva subxectiva das anteriores e contén dúas dimensións: a ideolóxica (liña editorial do medio) e a formal.

PRINCIPIOS FORMAIS E CIRCUNSTANCIAIS:  A razón de ser da documentación está no seu posterior uso, polo que é necesario determinar a utilización futura das fontes, ademais hai circunstancias que restrinxen a documentación.

-         Principio de perdurabilidade: Razón formal da actividade documental xornalística que tende a fixar a utilidade futura e o grao de permanencia de textos e referencias.

-         Principio de adecuación funcional: Regra metodolóxica na                actividade documental xornalística pola cal esta oriéntase ao tratamento específico que precisa cada tarefa e medio documental, de acordo coa súa natureza e a función que realiza.

-         Principio limitativo: supón o conxunto de circunstancias reais da actividade documental xornalística que limitan o seu exrcicio: localización, ámbito de difusión, tipo de publicación, periodicidade, etc.

Características da información de actualidade

A información de actualidade no é un conxunto multiforme de feitos puntuais sen relación entre si, senón un complexo entramado de causas e efectos constituídos polo reflexo das actividades políticas, económicas, sociais e culturais do home.

As noticias non xorden da nada senón que teñen antecedentes e consecuencias. Unha noticias relaciónanse con outras e de unhas derivan outras. Por iso a función dos medios de comunicación non é só dar noticias, senón ofrecer a información documentada na que cada noticia sexa vista en función das súas relacións co resto da información de actualidade. A información documentada é unha información investigada, explicada, precisa e por tanto obxectiva, e é  menos unha exposición de opinións. Agora ben, a documentación atopa obstáculos como o ritmo acelerado e  a falta de tempo característica dos medios de comunicación, sempre coa hora de peche como límite, o exceso de fontes documentais e a sobrecarga de información que obriga a discernir entre o que vale e o que non vale.

Características:

La información de actualidad (GARCÍA GUTIERREZ y LUCAS, 1987) es enciclopédica, trata todo tipo de temas, lo que obliga a establecer lenguajes documentales enciclopédicos, siendo además universal, tanto en su difusión como en su origen y fuentes. Por otra parte la información de actualidad se caracteriza por una gran desigualdad en el tratamiento de los temas, superficialidad y profundidad coinciden en un mismo medio. Asimismo, la redundancia, es decir, la repetición de contenidos en distintos medios o en el mismo a lo largo del tiempo, planteará problemas de selección. La obsolescencia de la información de actualidad planteará problemas de conservación y de almacenamiento y, por último, el propio lenguaje periodístico y sus modas, plantearán problemas en el lenguaje documental.
Las principales características de la información de actualidad desde la perspectiva del trabajo documental son expuestas por Amat  y Blasco (Rev.Esp.Doc.Cient. 19, 2. 1996):

-         Coincidencia episódica: as mesmas noticias son ofrecidas por tódolos medios diarios nas mesmas datas e posteriores. A causa e a excesiva dependencia dos medios das axencias e sobre todo dos produtores dos feitos que se constitúen en noticia e nunha interpretación coincidente das espectativas de audiencia.

-         Redundancia cíclica: A actividade xornalística céntrase na cobertura dos feitos contemporáneos. Como a actividade humana é recorrente, o tratamento dado a esta cobertura tamén o é. Determinados acontecementos teñen unha frecuencia diaria, (bolsa) outros semanal (consello de ministros) outros mensual (datos do paro) etc. isto os fai previsibles para a documentación.

-         Efecto Mateo: “Moitos son os chamados e poucos os elixidos” uns poucos personaxes acaparan a atención dos medios e aparecen nomeados en moitas noticias, mentres que outros personaxes aparecen nomeados poucas veces co conseguinte desequilibrio para o tratamento da información relativa ás persoas.

-         Multiplicidade de soportes: Internet, noticias impresas, comunicados de prensa, gravacións, materiais audiovisuais...

-         Fragmentación da mensaxe: As mensaxes informmativas transmítense fragmentadas polo ritmo de captación dos acontecementos, diferente ó da publicación ou edición nos medios. Estes ademais adoitan utilizar unha estrutura en forma de tríptico: Previo-Noticia-Reacciones, que a súa vez poden seguir xerando novas noticias de tal xeito que non é fácil realizar o proceso de selección nin de análise documental pois non hai criterio nin perspectiva suficiente.

-         Latencia: A información de actualidade caduca aparentemente pero calquera feito pechado pode abrirse e pode devolvelo protagonismo a personaxes e feitos con independencia da súa antigüidade.

-         Documentos compostos: Textos con fotografías e gráficos, por exemplo plantean dificultades  de organización documental.

-         Lei do mínimo esforzo: A premura do tempo co que se adoita traballar vai en detrimento das respostas e tratamentos da información elaborada.

-         Estratificación de usuarios e usos: Trabállase para usuarios moi diferentes na súa especialización e nos seus obxectivos.

-         Relatividade de significado: Os documentos xornalísticos cambian o seu significado en distintos contextos e admiten interpretacións diversas por parte dos usuarios, isto os fai polivalentes. Non todos se interpretan do mesmo xeito.

-         Omisión: Os textos xornalísticos omiten sempre información, voluntaria ou involuntariamente.

Os principais tipos de omisión son:

Omisión doxolóxica: Ocultase deliberadamente información

Omisión agnósica: Omítese por descoñecemento, é involuntaria.

Omisión imposta: Exércese por razóns alleas ao autor, razóns de espazo ou de tempo.

Funcións

a-    Verificación: Exactitude na información e corrección de datos. Dudas idiomáticas, precisión nas datas etc.

b-    Contextualización: Utilización de complexos de datos, cronoloxías, dossieres temáticos etc. capaces de apoiala información.

c-    Apoio visual: Fotografías, mapas, infografía, gráficos...

d-    Memoria dinámica: Actuar como memoria da propia empresa informativa.

e-    Investigación: Preparar e editar o seu propio material ou redactar materiais que facilita o medio, cronoloxías, biografías etc.

Finalidade

Valoración, selección, clasificación e arquivo para o seu posterior uso de textos e referencias sobre ideas, feitos, xuízos e opinións coa fin de elaborala información xornalística e difundir documental de base xornalística.

Características do proceso da información documental:

1-   Emisor: O documentalista que valora a información.

2-   Receptor: O xornalista.

3-   Medio: Mensaxe que se transmite.

4-   Mensaxe: Información bruta que elabora o documentalista e logo selecciona para o xornalista.

Centro de documentación nun medio: funcións, características e fins.

Un centro de documentación, a juicio de Nuria Amat, tiene como objetivo proporcionar la documentación solicitada por el usuario o por una institución y para ello deben aplicar las técnicas documentales. Además, se diferencia por sus objetivos, su dimensión geográfica, su especialidad y su campo de actuación.

Treffel: el centro de documentación es el lugar donde se encuentran almacenados, conservados y difundidos los documentos necesarios para el funcionamiento de un servicio administrativo, de una actividad o de una empresa y también el lugar donde se realiza la búsqueda de información de los documentos que necesita el usuario.
De esta definición se desprenden dos ideas básicas:
1.-  El centro de documentación trabaja para conservar y almacenar...2.-  Pero  también para difundir su contenido.

Resulta muy difícil, por no decir imposible, establecer una tipología de centros que lleven a cabo las operaciones de la cadena documental. Incluso a nivel mundial se han intentado diversas clasificaciones, dependiendo del grado de profundidad y objetivos del centro, pero si en algunos casos la distinción es muy clara, en otros, la dificultad es grande.
Nuria Amat propone en su libro: "Documentación científica y nuevas tecnologías de la Información" la siguiente clasificación:
• Centros de Documentación nacionales: se encargan de procesar, seleccionar, analizar y difundir toda la información y documentación producida en un país.
Normalmente dependen de organismos gubernamentales.
Ofrecen publicaciones impresas y magnéticas de su fondo bibliográfico y analítico.• Centros de Documentación internacionales: son centros especializados en un campo concreto del que procesan toda la información y documentación que sobre esa disciplina se produce en el mundo.
Son conocidos también como servicios de análisis.• Centros de Documentación especializados: seleccionan y trabajan sobre documentación e información en una disciplina muy concreta a nivel nacional o internacional, pero profundizando en la materia y teniendo muy en cuenta las necesidades de los usuarios.• Servicio de análisis: se dedican esencialmente a elaborar el análisis documental de los documentos primarios publicados internacionalmente sobre una disciplina concreta, para difundirlos comercialmente a través de publicaciones impresas o magnéticas.• Bibliotecas de depósito: su principal objetivo consiste en conservar, con expresa intención de difundir, todos los documentos originales científicos a nivel territorial, nacional o internacional.
Se denominan de depósito porque abren cuentas de depósito, en forma de talonarios de cupones a sus clientes (usuarios u otras bibliotecas). Su razón de ser radica en la distribución rápida de los documentos.• Centros de orientación o referencia: estos organismos remiten al usuario a la fuente o fuentes más aptas para obtener la información deseada.
El centro de referencia no proporciona la información deseada sino que informa al usuario de dónde puede conseguirla.
Las peticiones a este tipo de centros puede hacerse por carta, teléfono o visita personal.• Bases de Datos: aquellos centros que partiendo de la creación de un fichero bibliográfico deciden procesarlo por ordenador de acuerdo a un programa informático establecido se convierten en productores de bases de datos.• Servicios de Teledocumentación: aquellos servicios constituidos como bases de datos y que una vez procesadas en un gran ordenador o host actúa como distribuidor y permite el acceso a cada una de las terminales mediante una comunicación instantánea y dialogada (online) con la base de datos correspondiente.

2. Creación y mantenimiento de un centro de documentación: tareas.

Un centro de documentación, además de un espacio físico o virtual dentro de un sistema de redes, es un lugar donde se llevan a cabo multitud de funciones administrativas, documentales y de servicio al usuario.

3. Tareas a desarrollar.

1. La selección y las fuentes de información: el centro de documentación tiene que crear un fondo (reunir una serie de obras, esto es la materia prima) para difundirlo y gestionarlo.
El primer problema que se plantea es la selección.
Por tanto, hay que saber seleccionar cuales son los contenidos que van a demandar los usuarios.
Se pueden conocer a través de una investigación o encuesta.
Coll-Vinent considera, a la hora de seleccionar, que hay que conocer de antemano el entorno informativo del centro de documentación, es fundamental para evitar repeticiones y para poder solicitar otros documentos nuevos.
2. El siguiente paso a la selección es el registro, investigación, catalogación y gestión.
Cuando llegan los documentos al centro se registran a través de números currens     (el primer documento que llega es el número uno y así sucesivamente). Este tipo de registro sólo sirve para funciones administrativas o de control interno del centro.
Después del registro y el inventario se procede a la descripción bibliográfica mediante la extracción de la ideas básicas del documento (autor, título, etc.) y todos esos datos se plasman a través de la catalogación en los diferentes tipos de catálogos, de tal forma que ya estén listos para gestionarlos. A continuación, el análisis de contenido: indización y resumen si son necesarios.
3. Copias e intercambios de documentos.  Para ello hay que determinar el valor de los documentos.
En la mayoría de los centros se trabaja con copias y sólo los investigadores tienen acceso a documentos originales.
Tradicionalmente la gestión de copias las hacia el documentalista, pero actualmente las hace cada usuario.
4. Los centros de documentación preparan ficheros y dossieres.
Fundamentalmente trabajan con dos tipos de fichas: fichas bibliográficas y fichas analíticas, que son las más importantes, ya  que además de datos bibliográficos aportan un resumen del contenido.
Los dossieres son elaborados por los centros de documentación con carácter generalizado y tienen garantizado una serie de consultas. Y otros más especializados que se preparan previo pago.

3. Organigrama del centro.

Los centros de documentación trabajan, por lo general, con un director o responsable, dos o tres auxiliares y algún becario:

• Director: coordina y organiza todo el trabajo. Se encarga de elaborar las normas y pautas de trabajo del centro.
• Auxiliares: uno de ellos se encarga de la descripción bibliográfica y catalogación; otro se encarga de la indización y el resumen documental; el tercero trabaja atendiendo las peticiones del usuario.
En los centros de documentación, generalmente, no hay rotación en la labor que se desempeña.
• Becarios: se dedican hacer de todo un poco, pero en algunos centros han asumido responsabilidades importantes durante el tiempo de beca.

Además del equipo humano, hay un equipo técnico cuya idea a fundamental es que disponga de sistemas de consulta en línea con otros centros de documentación, dependiendo si es más especializado o generalizado. Resulta muy difícil generalizar qué tipo de herramientas deben emplear, ya que las usarán en función de sus necesidades y las de sus usuarios.

4. Servicios documentales que ofrecen.

Tradicionalmente, las bibliógrafas nacionales de los centros de documentación. También ofrecen fondos documentales de carácter general y/o especializado, fuentes de información, catálogos, etc, es decir listas de documentos conservados en una unidad de información a los que se puede acceder por autores, materias, títulos o lugares geográficos. Y, en último lugar, los repertorios y fuentes de información tanto en su versión impresa o electrónica.

Elaborar un mapa conceptual coas ideas básicas

  O documentalista tradicional fronte o documentalista multimedia

Ocambio prodúcese nos anos 90. O documentalista tradicional facía unha labor semellante a cortar e pegar. Un traballo bastante mecánico e unha función practicamente relevada. Agora xa non é así, todo é a tempo real e informatizado. Tamén mudaron as funcións, agora o documentalista xa non é só provedor de información senón que tamén a crea. As funcións de hoxe serían a xestión de recursos ilimitados, produtor da información e á vez profesor dos usuarios dentro da empresa.